教育現場でフル活用できるコスパに優れたPDF編集ソフト「PDFエレメント」

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社会全般がDX推進の流れにある近年。業界や分野を問わず、デジタル化は加速的に発展を遂げ主流になりつつある。

GIGAスクール構想によりICT教育も着実に広がり、授業等で活用する教育ツールやデジタル教材の導入も様々に浸透してきた。校務での文書などもデジタルに置き換えていくなど、教育機関や関係者、教職員等の業務に関するペーパーレス化もDXの主要な部分と言える。

教育現場のデジタル化に効く「PDFエレメント」

ビジネスシーンでも教育現場でも幅広く活用されているPDFは、文書のやり取りなどに便利なため使用頻度が高いファイル形式だろう。紙ベースの書類がなかなか手放せないという人も、書面をデータにしてペーパーレス化できたり、承認業務がデジタル上で済ませられたりする簡単な方法が手に入れば、デジタル化に着手しやすいのではないだろうか。

ワンダーシェアーソフトウェアが提供する「Wondershare PDFelement」（以下「PDFエレメント」）は、PDFの作成、編集、変換、結合、圧縮はもちろん、電子署名機能やOCR（光学的文字認識）機能を備えたオールインワンのPDF編集ソフト。あらゆる分野におけるデジタル化や作業効率化、DX推進を支援するツールだ。

多忙な教育現場のデジタル化に「PDFエレメント」がどのように活用できるかを紹介する。

広く支持されているPDFのメリットとは？

その前に、そもそもPDFが広く支持されているのはなぜか、そのメリットを簡単におさらいしておこう。PDFはPortable Document Format（ポータブルドキュメントフォーマット）の略称で「電子文書」とも呼ばれている。

たとえば、WordやExcelなど特定のソフトで作成されたファイルは、同じソフトでないと開かなかったり、互換モードで開けたとしてもレイアウトのズレやフォントの崩れなどが発生したりして見た目が変わってしまうことがある。

しかし、PDFはどのようなOSや端末であっても環境を問わず、作成時の状態を保ったままファイルをやり取りでき、同じ見た目で閲覧できる良さがある。送り手が意図した文書を受け手にそのまま届けられる、そのメリットこそが広く支持されている理由だろう。

一方で、PDFの閲覧や保存はフリーソフトでできるものの、PDF上でデータの加工や修正をするとなると編集するための専用ソフトが必要であり、PDFの柔軟な活用にはPDF編集ソフトが欠かせない。

「PDFエレメント」を使えば、紙の資料のPDF化はもちろん、PDF化された状態のまま編集ができるようになる。ファイル共有機能なども搭載されており、PDFに関することがこれ1つで完結できる。これまで“PDFは閲覧するのみだった”という人も、これからはPDFを自在に扱えるようになるだろう。「PDFエレメント」の機能の数々を具体的に見ていこう。

PDF作成・編集・共有が簡単、授業から校務までフル活用できる機能が満載

■PDF編集
「PDFエレメント」は、PDF上の文書を直接編集できる。文字のフォント・サイズ・色の変更、画像・透かし・背景・ヘッダー＆フッターなどの挿入も行える。白紙のPDFページを作成しゼロから仕上げることももちろん可能。視覚的な教材づくり、報告資料や会議資料づくりなども手間をかけずに行える。

Wordを操作する感覚で簡単に編集できる

■PDF閲覧
2ページ分の同時表示、指定したページへの移動、ページの拡大・縮小といった閲覧機能も充実。使う場面に応じて快適な閲覧が可能だ。

■注釈の挿入
PDFにコメントや注釈を直接記入できる。「テキストボックス」「吹き出し」「注釈アイコン」「ハイライト」「スケッチの描画」などの記入が可能。気づいたことのメモや大切な部分の強調などに役立てられる。チーム内でのビジョン共有、意見交換やフィードバックのやり取りにも効果を発揮するだろう。

■ファイルの変換
PDFから、WordやPowerPointなどのMicrosoft Office、画像、HTMLなど、他のファイル形式へ変換できる。開きたいファイルを他のプラットフォームで作業できるため使い勝手が良い。

■ページの処理
ページの「削除」「挿入」「回転」「抽出」「置換」もワンクリックで簡単。複数のPDFを1つのファイルに「結合」もできる。PDFファイルの取捨選択やまとめる作業に適している。

■ファイルの圧縮
ファイルのサイズが変更できる。高・中・低の3段階の出力品質が選択でき、用途に応じてリサイズできる。メール送信時やファイルの保存時など、大きなサイズのPDFは圧縮できて便利だ。

■フォームの作成＆記入
「テキストフィールド」「チェックボックス」「コンボボックス」などを使って記入可能なPDFを作成できる。校内アンケートや小テストの作成などに活用できるだろう。

■自動計算フォーム
自動計算フォームを挿入できる。見積書や請求書など数字を打ち込むと一瞬で計算できるようになる。計算式を頻繁に使う資料にセットすれば作業がはかどるだろう。

■翻訳機能
選択した希望の言語に翻訳できる。多言語に対応しており、他の翻訳ソフトやブラウザを使用することなく素早い翻訳が可能。

ここでは挙げきれないほど機能が盛り沢山の「PDFエレメント」。多くの機能を備えているが、低いスペックのパソコンでも軽快に動作する。見やすい操作画面で、初めて使う人にもわかりやすい設計だ。さらに注目の機能を見てみよう。

■OCR機能
「PDFエレメント」でOCR機能を利用すれば、スキャンした印刷物や手書きの文字、画像になった文字などをテキストデータとして認識して編集可能なPDFに変換できる。一から手打ち入力することなく、テキストのコピー・編集・検索が可能になり、あらゆる資料づくりや資料整理を容易にする。先述のように、WordやPowerPointなど他のファイルへの変換ももちろん可能。紙の資料から脱却し、デジタル化への一歩を前進させたい人にOCR機能は頼もしい味方だ。

紙の資料も編集可能なPDFに変換できる

■電子署名
学校現場では押印や署名が必要な文書も多いだろう。「PDFエレメント」を使えば、PDF上で電子印鑑を簡単に押印することができる。同様にサイン（著名）も可能。電子著名機能にはマウスやタブレットで「直接サイン」する方法と、電子サインを画像で読み込み「スタンプとしてサイン」する方法がある。紙で出力することなく、PDF上で承認業務をスムーズに進められる。紙の書類の物理的な回覧や保管がこれで不要になる。

押印や署名もPDF上で簡単にできる

■情報の保護・制限
重要なPDFには保護や制限ができる。閲覧用の「パスワード設定」、部分的に閲覧できないようにする「墨消し機能」のほか、「印刷・コピー制限」もできる。プライバシーの保護など情報のセキュリティに対応でき、文書の安全な管理を可能にする。

■クラウド機能
PDFをクラウドにアップロードして、パソコン、モバイル、Webで閲覧や編集ができる。クラウド経由で共有リンクを作成して、PDFを他の人と共有することもできる。テレワークや複数デバイスでの作業、チーム内でデータ共有する場合にとても便利だ。

クラウドでPDFを共有・保存・管理などができる

■ChatGPTによる文書管理
ChatGPTが閲読をサポートする新機能も搭載されている。「PDFエレメント」のAIアシスタント「Lumi」が、PDF文書の要約、意味の解釈、文書の校正・書き換えなどを素早く行い、効率的な文書管理ができる。

「高機能×低コスト」の魅力的な掛け合わせ

「PDFエレメント」には、「デスクトップ版（Windows／macOS対応）」、「モバイル版（Android／iPhone で利用可能）」、「ドキュメントクラウド（クラウド上で利用可能）」と3つのラインナップが用意されている。必要な環境に応じて選択するといいだろう。

これだけ充実していると価格が気になるところだが、「PDFエレメント」は他社製品と同等の機能群やフレキシブルさがありながら、大幅な低コストを実現していることにも注目したい。高機能に加えて、コストパフォーマンスに優れていることが「PDFエレメント」最大の魅力と言えるだろう。

料金プランには、「学生・教職員向け（アカデミック版）『プロ版』『標準版』」がある。その他、「個人・法人向け『プロ版』『標準版』」、「グループ・チーム向け『チーム版』もある。キャンペーン期間中はさらに割引が適用されるので公式サイトの情報を小まめにチェックするといいだろう。

また、無料で使える試用版がある。有料版を購入する前に実際に体験してから購入できて安心だ。公式サイトからダウンロードできる。

スマートなPDF編集で教育現場をデジタル環境へ

筆者が「PDFエレメント」を実際に試して驚いたのは、操作画面を見ていると、編集したい目的の項目以外に「こんなこともできるのか？！」と思いがけないツールの発見が次々あること。「それならば、次からはこうして…」とアイディアも自然と浮かんでくる。

編集を補助してくれるさりげない機能にも使いやすさを覚えた。たとえば、文書中にすでに配置された画像を「別の位置に移動する」といった時。画像をドラッグして動かすと同時に、画像の上下左右に縦と横のガイド線が自動的に表示され追従してくれるため、再配置する位置のメドを立てるのに大変助かった。ドラッグする操作感はとても滑らかで微調整もでき、何とも使い心地が良い。意図せず創造性を刺激されるような、デザイナー気分さえ感じた。

主な機能をはじめ、具体的な操作方法や使い方のヒントなどは公式YouTubeチャンネルでも確認できる。

PDF編集機能を余すことなく搭載した「PDFエレメント」。教育現場の業務の全方位にフル活用できるツールだろう。DXの第一歩でもあるデジタル化はもちろん、PDF活用術を身につけて、単なる業務から創造性ある業務へのシフトも目指してみてはいかがだろうか。

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