ドリーム・アーツ、神田外語グループの佐野学園が「SmartDB」で業務の処理時間を大幅に削減

ドリーム・アーツは1日、佐野学園が、大企業向け業務デジタル化クラウド「SmartDB(スマートデービー)」を導入したことを発表した。

「 SmartDB 」で業務をデジタル化したイメージ

4月から「SmartDB」を同グループの全職員約300人で利用を開始。現在は総務・人事部門を中心に稟議や支払い申請などの業務で利用しているが、今後は教員への利用範囲の拡大も検討しているという。

神田外語グループは、4つの教育機関と2つの関連企業を展開・運営。総務・人事部門は同グループのバックオフィス業務を担っているが、紙の申請業務が非常に多く、複雑なフローの業務は申請から承認までの処理時間が2週間以上かかっていた。また、その他の事務作業の効率化や老朽化したシステムの移行も急務となっていた。そこで、神田外語グループはDXの取り組みとして、これらの課題を解決して業務に変革を起こすことが重要と考え、新しいシステムの導入を検討。

当初、数十パターンもある複雑な申請フローのデジタル化を目的にワークフローシステムを検討していたが、業務を棚卸した結果、紙ベースの業務や旧システムから移行すべき業務は70にものぼり、要件としてはデータを蓄積・管理するデータベースとしての機能も必要になることが明らかに。

そして、ワークフローシステムのほかノーコード・ローコード開発が可能なツールなど、さまざまなシステムを調査・検討の末、同グループの要件をすべて満たしているのは「SmartDB」と判断され、採用に至った。さらに、同社にはデータ移行や業務の可視化など、業務デジタル化のノウハウがある点も採用の決め手に。

同グループは、総務・人事部門自らノーコードでまずは10の業務をデジタル化、職員約300名での利用を開始している。「SmartDB」で複雑な申請フローの業務を自動化・スリム化できたことで、2週間以上かかっていた申請業務は、起案から即日で承認されている申請もあり、承認までにかかる処理時間を大幅に削減できているという。

「SmartDB」の導入により、紙・Excelの業務を削減できたことで、申請業務の処理時間の短縮だけでなく、書類を探す時間や印刷コストの削減、文書紛失に対するセキュリティの強化などさまざまな効果が期待される。これらの業務の改善・効率化によって学生に向き合う時間の創出にもつながるとし、今後は他システムとの連携や教員への利用拡大を検討しているという。