ゾーホージャパン、組織内SNS「Zoho Connect」の芝浦工大の導入事例を公開

ゾーホージャパンは20日、同社の組織内コラボレーションツール「Zoho Connect」（ゾーホー・コネクト）が、芝浦工業大学建築学部建築学科の建築生産マネジメント研究室（志手研究室）に導入された事例を公表した。

それによると、同研究室では、まず無料版を利用してZoho Connectを導入。その後、研究室内での利用が広がり、扱う情報量や活用範囲が増える中で、有料版に移行した。規模や用途に応じて無理なく拡張できた点も、継続利用につながっているという。

具体的には、Zoho Connectの導入で、日常的な連絡から行事予定、運営ルール、過年度の資料に至るまで、研究室内で発生・蓄積される情報を1つの環境で管理。年度ごとにメンバーが入れ替わる研究室という特性の中で、「情報が流れて終わらず、運営ルールや行事ノウハウが継続的に更新・継承される仕組み」を構築した。

同研究室が重視したのは、日々の連絡に埋もれて情報が消費されるのではなく、運営ルールやノウハウが組織として蓄積・継承される基盤であること。Zoho Connectは、連絡事項、予定、マニュアルといった性質の異なる情報を1つの環境で整理・共有できるほか、年度ごとにメンバーが入れ替わる研究室でも、必要な情報に迷わずたどり着ける状態を維持できることから、採用に至った。

導入の効果

①情報のライフサイクルを一元管理
Zoho Connectの導入で、研究室内で扱う情報を1つの基盤に集約。日常的な連絡のように流れやすい情報から、定期的な行事予定、マニュアルや運営ルール、過年度の資料までを同じ環境で管理できるようになった。情報は投稿・共有して終わりではなく、必要に応じて更新・参照され続ける形で蓄積され、年度をまたいだ引き継ぎもスムーズに行えるようになった

②教員の運営負荷を軽減
情報の所在が明確になったことで、教員は同じ内容を繰り返し説明・共有する必要がなくなった。「ここを見れば分かる」と示せる環境が整い、学生からの問い合わせや確認対応も減少。研究室運営にかかる負荷が軽減され、研究・教育活動に集中できる環境づくりにつながっている

③年度入れ替わり組織への高い汎用性
同大の導入事例は、特定の研究室に限らず、年度ごとにメンバーが入れ替わるゼミや学内委員会、学生プロジェクトなど、教育機関特有の組織運営に共通する課題に対する解決例として位置づけられ、同大のような組織では、情報を継続的に管理・継承できる基盤は不可欠で、これは企業のプロジェクトチームや部門運営にも通じる

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