インフォマート、「BtoBプラットフォーム契約書」を上智学院が導入

インフォマートは7日、同社が提供するクラウド型電子契約サービス「BtoBプラットフォーム契約書」を、上智学院が導入し、人事部門のDXを推進していると発表した。

上智学院では、非常勤講師や嘱託職員を中心に約1180件の雇用契約書を毎年発送していて、印刷や内容確認、封入、発送といった一連の作業に多くの時間と人的コストを要していた。印刷費や郵送費だけでも年間約60万円が発生し、返送率は初回で約6割にとどまり、未返送者への督促対応も大きな負担となっていた。

こうした課題を背景に、コロナ禍を契機とした採用手続きのオンライン化の流れを受け、同学院は契約業務のデジタル化を検討。導入の決め手となったのは、機能を契約締結に特化することで初期準備が容易であり、「基本料金＋送付件数に応じた従量課金」というコストパフォーマンスの高さだったという。

導入後は、紙の契約書に伴う印刷や封入作業が不要となり、業務負担は軽減。初回こそ契約書への差し込み項目を設定するための準備に時間を要したが、2回目以降はCSVデータの投入作業が半日で完了するなど、作業効率は向上。契約書の回収率も約9割近くまで改善し、督促が必要な件数は従来の2割程度から1割程度に減少した。契約の進捗状況をシステム上で一元管理できる点も、管理業務の効率化に寄与しているという。

さらに、契約書をデータで管理できるようになったことで、回収後のファイリングや保管にかかる負担も削減された。現在は過去の紙契約と電子契約が混在しているが、デジタル化が進めば検索性の向上も期待される。契約関連業務のスリム化により、人事制度の見直しといった企画・立案業務に時間を充てられるようになった点も大きな成果だという。

上智学院では今回の成果を人事部門におけるDXの成功事例と位置づけ、今後は業務委託契約など、個人との契約が増加している分野にも電子契約を展開していく方針だ。