先生業務の一部を外部委託　保護者連絡代行サービス／横浜市立富士見台小学校

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先生の働き方改革と業務負担の軽減。そして保護者との深いつながりを実感

横浜市立富士見台小学校は、教員の働き方改革と負担軽減策の一環として保護者連絡代行サービスを導入した。今回は、山本校長、足立副校長、学級担任の本郷先生に導入に至ったきっかけと、利用状況や実感されている効果を伺った。

横浜市立富士見台小学校

導入の背景

先生の働き方改革を模索中　業務負担を軽減したい

「意外に思われるかもしれませんが 、実は高学年になるほどプリントが保護者に渡っていないことが多くなります 」 と切り出したのは、足立副校長 。

足立 渉 副校長

保護者宛てのプリントは 、教室で児童に配り、家庭に届けてもらうのだが、机やカバンの中に入れたままにしてしまう癖が身についてしまうことも珍しくないという。「 教室でプリントを配る際には、最前列の席の子から順に最後列まで手渡しで配ります。低学年は、高学年とは違って、これだけで相当の時間がとられてしまいます。さらに昨今では、コロナ対策で手配りというやり方にも工夫が求められています。教職員側、印刷、セットアップがあり、さらに先生が児童の机を巡回して配布するとなると、手間が増えていきます」プリント配布は、手間のかかる業務のひとつとなっているそうだ。

山本加奈代 校長

毎朝の遅刻欠席連絡については「基本は連絡帳です。兄弟や近所の子に渡してもらいます。ただし、連絡帳の渡しそびれや、時間的に間に合わないと学校に電話が入ります。例年だとインフルエンザのシーズンになると2回線ある電話は、8時からの20分間は鳴りっぱなしになります。当然、電話を受けてすぐに切るわけにはいかないので多少の会話もします。そして欠席者の情報をメモに書いて、担任に伝えます。朝の時間はあっという間に過ぎます」ただ、“保護者目線では、朝の電話はつながりにくい”、“先生目線では、朝は電話が鳴り続ける”ということが“常識”であったため、それぞれから不満の声が出ることなく、今思い返すと課題が潜在化していたことに気づくという。

教員の働き方改革は、国家的な課題となっている。山本校長は、「先生の働き方の見直しを模索している中で、スマホを保有される保護者も多く、今の時代に合わせた学校運営を目指したい。このサービスで、保護者にメリットもあるし、先生の業務負担が軽減できる。」という考えから導入を決めたそうだ。

サービスの活用

スムーズな保護者登録　毎朝の電話が激減

遅刻欠席連絡サービスは、学校のホームページに設置したリンクボタンから連絡事項を入力する。前日12時から受付可能なため、保護者は、朝の忙しい時間帯に電話をする必要がなくなる。当日朝の定刻に自動リスト化された情報が各先生にメールで届く仕組みだ。ユーザー登録の手順が記載されたプリントを保護者に配布して、登録もスムーズに完了できたようだ。「保護者に本サービスの導入を説明した際には、戸惑いが出ると思っていました。ところが、予想に反して“どよめき”が出るほど期待されました。」「ひっきりなしに鳴っていた毎朝の電話が激減しました。ご家庭によっては、Webでは伝えきれないことがある場合には電話連絡いただく場合があります。」と足立副校長。

「お休みや遅刻が続いている児童には、常に気をかけています。始業前にメールで確認できるため、担任に確認したり、教室を巡回したりするなど、その日の行動計画が立てやすくなりました。」と山本校長は語る。

保護者にお便りをダイレクトに届けられるようになった

6学年学級担任 本郷友洋 教諭

プリント配信サービスは、先生が作成したプリント原稿をメール本文に埋め込んだ状態で、保護者の端末にメール配信する。一般的なメール連絡配信システムとは異なり、メール原稿作成と配信作業は、外部スタッフ（オンラインサポートスタッフ）が対応する特徴を持つ。先生は、システムの操作方法を覚える必要がなく、当スタッフにメールで依頼するだけで完了する仕組みだ。このため、多くの先生が能動的にプリント配信サービスを利用している。

「カラーが使えるので、連絡事項を表現豊かに伝えられるようになった。“強調する箇所は赤”という、今まで無かった会話が先生の間で生まれています。」と語るのは、学級担任の本郷先生だ。「コロナ禍である今、家庭と学校が強くつながっている事が大切だと考えています。その中で、学年だよりが重要な役割を担っています。従来はモノクロの“硬めの文章”で、ある種の固定概念がありました。

プリント配信した
紙コップチャレンジ

今は保護者にメールで届く特性を意識して、各先生は読まれるために“硬すぎない文章”を心がけるなど創意工夫を凝らすようになりました。」という。
本郷先生が新型コロナウィルスの影響による休業中に全校児童に配信したのは、“紙コップチャレンジ”である。家庭で簡単に取り組める運動を写真を交えて紹介したものだが「不思議と紙のプリントだとやらない。ところが、保護者のスマホから得たものは実践してくれているようです。保護者からも“子供が喜んでいる”という声をいただけています。新しい連絡手段なので、ある意味“何でもあり”です。もっと面白くて、楽しい内容を配信しようと取り組んでいます。」という。

保護者アンケートにかかる負担が大幅に軽減

「“楽になった”だけでは済まないほど負担が減りました。アンケートの配布・回収・集計まで全て対応してくれるので、今まで集計にかかっていた時間を別の業務に割り当てられます。」と足立副校長は喜びを口にする。アンケートサービスは、保護者向けに学校が作成したアンケート調査項目をオンラインサポートスタッフがWeb上で回答できるように設計し、保護者にメール配信する仕組みである。保護者は、場所や時間の制約がないため、メールを受け取るとどこに居ても回答を入力できるメリットがある。

学校側にとっては、複雑な調査項目でも同スタッフに再設計を依頼できるだけでなく、回収・集計（グラフ化）まで全て外部スタッフが対応するため、先生にかかっていた授業以外の業務負担が大きく軽減されるのである。

＜保護者連絡代行サービスイメージ＞

最後に

山本校長は「欠席の連絡帳を近くの児童に届けてもらいますが、個人情報の扱いや紛失、昨今は新型コロナウィルス感染症防止で受け渡しが難しい面もあります。プリント配信や個別に連絡メッセージが送れるようになったことでその心配が減りました。」という。
学校では、コロナと共存していく新しい日常生活が始まった。「各家庭と学校の“つながり”を大切にしていきたい。何があっても子供たちにとっては学校が拠り所になれるように、より深くつながれるように家庭とのコミュニケーションを充実させていきたい。」と今後に向けた想いを語った。

関連URL

富士ソフト　保護者連絡代行サービス