2015年3月27日

日立ソリューションズ／日大がペーパーレス会議の運用基盤に文書管理システム導入

日立ソリューションズは23日、日本大学商学部が、ペーパーレス会議の運用基盤として、同社の文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager（活文CLM）」を導入したと発表した。

システム構成図

「活文CLM」は、Webブラウザで文書管理が行えるアプリケーション。

日本大学商学部は、会議資料を「活文 CLM」で管理し、資料の作成・配布・回収に関する業務の大幅な省力化とコスト削減と、セキュリティの強化を実現したという。

日本大学商学部は、新本館を2014年に竣工。同学部では、新本館の建設と合わせて整備した無線LAN環境を活用し、教授会や約30の委員会を対象に、会議のペーパーレス化を決定した。

教授会では、従来100～200ページにおよぶ資料を紙で配布していたため、資料の作成・配布・回収の作業負荷が膨大なものとなっており、会議資料を運用する手段の改善が課題となっていた。

そうした中、日本大学商学部は、会議資料の準備作業を省力化できる点や、タブレットの操作に不慣れな人でも簡単に資料を閲覧できる点、適切な閲覧権限を付与できる点を評価し、「活文 CLM」と資料閲覧用の端末としてiPadを採用。「活文 CLM」は、2014年9月1日から稼働させている。

「活文 CLM」では、資料を管理サーバーで一元管理し、会議時に公開できる。会議の参加者は、iPad上の専用アプリを起動するだけで簡単に資料を閲覧でき、会議終了後は、秘匿性の高い資料のみを削除することが可能。

日本大学商学部では、システムの導入後、膨大な資料の印刷時間が不要になったり、会議直前に資料の差し替えが可能になったりと、大幅な省力化とコスト削減を実現した。

従来、会議1回あたり、約1万～2万枚の資料を印刷して用意していたと仮定すると、年間で約24万枚の会議資料を準備する作業量を削減できる試算になるという。

また、会議体ごとに資料を閲覧できるメンバーを細かく設定することでセキュリティを強化。さらに、従来会議の終了後に行っていた秘匿性の高い資料の回収も、紙資料を配布しないため回収漏れを防ぐことができ、情報漏洩を防止している。

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