2015年3月27日
日立ソリューションズ/日大がペーパーレス会議の運用基盤に文書管理システム導入
日立ソリューションズは23日、日本大学商学部が、ペーパーレス会議の運用基盤として、同社の文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager(活文CLM)」を導入したと発表した。
「活文CLM」は、Webブラウザで文書管理が行えるアプリケーション。
日本大学商学部は、会議資料を「活文 CLM」で管理し、資料の作成・配布・回収に関する業務の大幅な省力化とコスト削減と、セキュリティの強化を実現したという。
日本大学商学部は、新本館を2014年に竣工。同学部では、新本館の建設と合わせて整備した無線LAN環境を活用し、教授会や約30の委員会を対象に、会議のペーパーレス化を決定した。
教授会では、従来100~200ページにおよぶ資料を紙で配布していたため、資料の作成・配布・回収の作業負荷が膨大なものとなっており、会議資料を運用する手段の改善が課題となっていた。
そうした中、日本大学商学部は、会議資料の準備作業を省力化できる点や、タブレットの操作に不慣れな人でも簡単に資料を閲覧できる点、適切な閲覧権限を付与できる点を評価し、「活文 CLM」と資料閲覧用の端末としてiPadを採用。「活文 CLM」は、2014年9月1日から稼働させている。
「活文 CLM」では、資料を管理サーバーで一元管理し、会議時に公開できる。会議の参加者は、iPad上の専用アプリを起動するだけで簡単に資料を閲覧でき、会議終了後は、秘匿性の高い資料のみを削除することが可能。
日本大学商学部では、システムの導入後、膨大な資料の印刷時間が不要になったり、会議直前に資料の差し替えが可能になったりと、大幅な省力化とコスト削減を実現した。
従来、会議1回あたり、約1万~2万枚の資料を印刷して用意していたと仮定すると、年間で約24万枚の会議資料を準備する作業量を削減できる試算になるという。
また、会議体ごとに資料を閲覧できるメンバーを細かく設定することでセキュリティを強化。さらに、従来会議の終了後に行っていた秘匿性の高い資料の回収も、紙資料を配布しないため回収漏れを防ぐことができ、情報漏洩を防止している。
関連URL
最新ニュース
- AI型ドリル搭載教材「ラインズeライブラリアドバンス」丹波市の全小中学校一斉導入(2024年10月25日)
- 英語を学ぶ目的、約7割が「海外でのコミュニケーション」「仕事」で使うため =ネイティブキャンプ調べ=(2024年10月25日)
- 8割の親が子どもの将来を不安視、生きる力の育成を求める =ハー・ストーリィ調べ=(2024年10月25日)
- 東京理科大学、教員志望者のための「ホリプロのラジプロ」開講(2024年10月25日)
- 「マネーフォワード クラウド」を京都経済短期大学 近藤ゼミに無償提供(2024年10月25日)
- 日本総合研究所、大阪府内小学校などにおいてエコラベルやカーボンフットプリントの学習キットを配布(2024年10月25日)
- ウィザス、ベトナムの大学で「システムエンジニア育成」のキャリアガイダンス実施(2024年10月25日)
- COMPASS、オンラインイベント「個別最適な学びの環境の実現に向けて」11月9日開催(2024年10月25日)
- 内田洋行、「MEXCBTを活用した『4技能英語力』向上セミナー」31日開催(2024年10月25日)
- ガイアックス、小学生対象に筑波大学・つくば市と起業テーマのワークショップ開催(2024年10月25日)