コドモン、保育園監査におけるデジタル化 94％の施設がデジタル監査を希望

コドモンは25日、こども施設向けICTシステム「コドモン」を利用中の全国の保育施設等を対象に、監査(立入調査)におけるDX状況(書類での監査ではなく、ICTシステムの画面確認でのデジタル監査)についてのアンケートを実施し、調査結果を発表した。

「Q1監査を受ける際に、必要書類の提示ではなくICTシステムの画面確認での監査(デジタル監査)を希望されますか？」と聞いたところ、全体の94％の施設がデジタル監査をしてほしいと回答する結果に。ICT化を推進している施設においては、監査までワンストップでデジタル化を望んでいることが明らかに。また、「全部デジタル監査して欲しい」の回答は昨年から＋2.6％と、全面的にDXを希望する声が増加しているという。

「Q2【コドモンでの監査の経験有無について】書類提示ではなく、コドモンの画面確認で監査を受けた(一部でも可)ことがありますか？」と聞いたところ、約40％の施設でデジタル監査を実施済みに。ICT化のメリットを活かし、施設側の業務負担を軽減するためにも、デジタル監査の実施を推進していくことは昨年から引き続き課題だという。

「Q3 デジタル監査(コドモンの画面での確認)を受けることができたきっかけを教えて下さい。」ときいたところ、「施設側から監査担当者に対しデジタル監査を打診したらOKが出た」が約半数の43.3％という結果に。昨年から引き続き、現在デジタル監査を実施していなくても、施設側から打診すればデジタル監査可能な場合もある。「監査担当者からデジタル監査(コドモン)で問題ないと言われた」の回答は昨年から6.7％増加し、自治体の中でもデジタル監査への認識が普及しつつあることがうかがえるという。

「Q4 【デジタル監査OKの時期】デジタル監査が可能となったのは何年前からでしょうか？」と聞いたところ、「3年以上前から」と回答した施設が18.9％と、昨年の13.2％よりも5.7％増加。デジタル監査が定着しつつあることが見受けられる。大多数の78.8％が直近3年ごろと回答。まだまだ自治体側の対応が追いついていない印象があるが、今後も定着することを期待するという。

「Q5 【デジタル監査の対象】デジタル監査を受けたのは部分的でしょうか？すべてですか？」と聞いたところ、全てをデジタル監査で行ったという回答は約20％、部分的にデジタル監査を行ったという回答が約80％という結果。デジタル監査の経験がある／なしの区別なく回答を求めたQ1でも、「部分的な実施を希望」が59％、「全部を希望」が44%という結果であり、現時点では紙との両輪を望む意向が主流だという。

「Q6【デジタル監査の準備】監査対応への事前準備の負担は減りましたか？」と聞いたところ、約70％の施設がデジタル化により監査準備が減ったと回答。Q5の質問ではデジタル化が一部のみと回答した施設が大多数だったが、一部分のみのデジタル化でも準備にかかる負担が軽減されたことがわかるという。

「Q7 【デジタル監査当日の対応時間】監査当日の対応時間(監査に要した時間)に変化はありましたか？」と聞いたところ、37.8％の施設が監査当日の対応時間が短くなったと回答。準備にかかる時間の短縮を実感している回答は多く、今後は監査当日における時間の短縮が課題であることが明らかに。

「Q8 監査のやり方を具体的に教えて下さい」と聞いたところ、
・午睡チェック、保護者との連絡帳、指導計画がデジタルでOKだった。
・午睡チェック表含む全ての健康チェック、登園記録、帳票類を監査用のアカウントを作成し閲覧してもらった。避難訓練はオリジナル帳票で作成している。配置基準の確認できる書類は出力したCSVデータから算出した表を提出し、保育士証はスキャンしたPDFを提出。衛生点検、園児台帳や規定・契約書類、他機関との連携に要する書類は原本を提出。なお自治体として「この書類は紙で」という指定はなかった。

「Q9 紙での監査と比べてよかった点、困った点は何ですか？」と聞いたところ、「良かった点は、・大量の書類を監査当日に準備する必要がなくなった。」「求めている書類をすぐに出せるようになった。」「その場から動かず、席を立たずに書類を見せられる点。過去の書類を提示することも簡単なので、監査を担当する職員がコドモンの操作に慣れていれば、何ら問題はない。」という回答があった。困った点は、「押印が必要なものは印刷してから押印してPDF化していたので手間だった。」「複数人での監査の場合には、PCやiPadが複数台必要となる。監査担当者は操作の仕方が分からないのでずっとそばについて操作する必要があった。」と回答。

「Q10 【デジタル監査を実現するには】どのような状況になったらデジタル監査が実現できると思いますか？」と聞いたところ、「行政側のICT化の促進。」「行政が求める書類のフォーマットを統一して欲しい。」「自治体からデジタル監査が可能ということの通知があると助かる。」「自治体によって監査書類の内容が違うので、全国的に統一されるといいと思う。」「行政にもデジタル監査を理解できる人材が必要だと思う。」「導入前の監査でコドモンを入れる予定だと話した際、自治体の方から良い反応をもらい導入に踏み切った。」「監査用に編集しやすい帳票、画面、一括出力機能などの追加。」と回答。

この調査は、10月20日から11月9日にかけて、コドモンを利用する全国の認可保育所・認定こども園・家庭的保育事業・企業主導型保育園・認可外保育園などの職員を対象に、メール案内、Web回答方式で実施。回答数は、231件。