日本フォーシーエス、電子契約サービス「eformsign」ぽかぽか保育園コープ高倉に導入

日本フォーシーエスは25日、同社が提供する電子契約サービス「eformsign」が、保育施設であるぽかぽか保育園 コープ高倉に導入されたと発表した。

ぽかぽか保育園はこれまで、紙帳票を利用して各帳票への記入・管理を行っていたが、「eformsign」での電子化により、紙帳票の保管場所・コストの問題が解決されたほか、
保護者に書類を郵送・手渡しする必要なく、一度の送信で記入を依頼できるようになった。さらに、定期監査の際に必要な書類がすぐ用意できるようになったという。

また、eformsignが持つ便利な機能により、以下のようなメリットが生まれた。

・以前の入力内容を反映: 園児の成長に合わせてアレルギーの内容は変化（増減）していくため、逐次食物アレルギーチェックリストの更新が必要。以前入力した情報が自動入力されるため、入力は既存の情報を更新するだけで済み、作業時間を短縮することができた。

・対面契約にも対応: eformsignは対面契約にも対応している。保護者が来園した場合や、遠方での契約に関わらず、場所を問わずに電子契約を行うことができるようになった。

・情報共有の効率化: 職員が作成した文書を他の職員も閲覧できるようになり、情報共有が円滑に行えるようになった。

・詳細な権限設定機能: eformsignはユーザーごとに詳細な権限設定を行うことができる。各園同士での情報閲覧を制限してプライバシーを守りつつ、代表管理者は複数の施設アカウントを同時に管理することより、保育園管理の新たな体制を作ることができた。

・利用方法に合わせた料金プラン: 一般的なサブスクリプション型のプランは毎月定額のため、利用が少ない月にも同額の費用が発生する。eformsignのチャージ型プランなら必要な分だけ購入することができるので、最低限の料金で利用できるうえ自動で料金が発生しないため、安心して利用できる。

これらのメリットにより業務環境の改善を行うことができただけでなく、業務改善により得られた時間を保育園児たちに対して使えるようになったことで、保護者からもサービス向上の高い評価を得たという。

関連URL

日本フォーシーエス