大学の「スケジュール管理」は「グループウェア活用」「共有のルールの明確化と徹底」がカギ =rakumo調べ=

rakumoは7月29日、大学の教員・職員100名を対象に実施した大学におけるスケジュール管理に関する実態調査の結果を発表した。

それによると、「Q1.あなたのお勤め先の組織単位での主な『スケジュール管理・共有』の方法を教えてください。」の問いには、「グループウェア（Google Workspace、Microsoft365、サイボウズ等）」が51.0%、「スケジュールは共有していない」が26.0%の回答だった。

「Q2.あなたのお勤め先での主な『施設予約』の方法を教えてください。」の問いには、「グループウェア」が40.0%「カレンダーアプリ」が16.0%、「申請書（紙）」が15.0%の回答だった。

「Q3.あなたのお勤め先の組織単位でのスケジュール調整で、最もよく行う方法を教えてください。」の問いには、「メール」が54.0%、「グループウェアなどのツール」が14.0%の回答だった。

Q3で「わからない/答えられない」以外を回答した人に、「Q4.1日の業務時間の中でスケジュール調整に平均でどのくらいの時間がかかっていますか。」と質問したところ、「10分未満」が49.5%、「10分~20分未満」が24.2%という回答になった。同様に、「わからない/答えられない」以外を回答した人に、「Q5. 1日の業務時間の中でスケジュール調整に時間を使うことに課題を感じていますか。」と質問したところ、「非常に感じている」が9.4%、「やや感じている」が31.6%だった。

Q5で「非常に感じている」「やや感じている」と回答した人に、「Q6.スケジュール調整における課題を教えてください。（複数回答）」と聞いたところ、「人と施設の調整が難しい」が56.4%、「学科・プロジェクト毎のスケジュールがわからない」が20.5%、「他学科・学部の人との調整が難しい」が20.5%、「他学科・学部の人との調整が難しい」が20.5%、「イレギュラーな出来事に対処ができない」が20.5%となった。

Q6で「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した人に、「Q7.Q6で回答した以外に、スケジュール調整における課題があれば、自由に教えてください。（自由回答）」と聞いたところ、「優先順位をつけるのが難しい」や「参加者が多いと煩雑」など20の回答が得られた。

Q6で「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した人に、「Q8.スケジュール調整における課題があることで、生じている出来事を教えてください。（複数回答）」と聞いたところ、「返事待ちのために時間・日数がかかる」が61.1%、「施設の予約が重複する」が27.8%、「スケジュール調整のために教員の負担が大きい」が27.8%、「スケジュールの再調整の際に口頭の伝達が必要」が27.8%という回答となった。

Q8で「わからない/答えられない」以外を回答した人に、「Q9.Q8で回答した以外に、課題があることで、生じている出来事を教えてください。」（n=35）と聞いたところ、「話が行き違う」や「全員のスケジュールが合わずに再調整となることが多い」など19の回答が得られた。

「Q10.あなたご自身が望ましいと思う、お勤め先でのスケジュール管理・共有の方法を教えてください。（上位2つまで選択）」の問いには、「全体でグループウェアを活用する」が57.0%、「スケジュール共有のルールの明確化と徹底」が35.0%、「スマホなどいつでも確認・調整できるツールの活用」が14.0%の回答だった。