芝浦工業大学、教職員の事務作業低減のためNotionを活用　教育・研究時間の増大へ

芝浦工業大学は20日、Notion Labs Japanのコラボレーションソフトウェア「Notion」を導入し、業務依頼や申請・手続き、会議連絡などの事務作業を効率的に行える環境を構築したことを発表した。

“教職協働”で構築した同環境は、全学部の約700名の専任教職員が活用しており、事務作業の負担低減に効果を発揮しているという。

「Notion」は、ドキュメントの作成・共有、プロジェクトの管理、ナレッジの整理、すべてが一箇所で実現できるコネクテッドワークスペース。ユーザーは美しいドキュメント、ロードマップ、ナレッジベースなどを作成、カスタマイズすることができ、チームの生産性向上、コラボレーションの促進・強化、チームでの働き方の改革を加速化できる。

芝浦工業大学は技術革新の進展の速さに対応しながら工学技術者を養成できるよう、2024年4月に工学部の組織改編を実施。従来の学科制による教育から、より柔軟に分野横断教育が行える課程制へと教育プログラムを刷新した。

そして、この改組を成功に導くため、同法人では教職員15名をメンバーとした「業務効率化・DX推進プロジェクト」を2023年2月に発足。

同プロジェクトの目的は、教員の事務作業対応の工数を削減し、教育・研究時間を捻出すること。業務依頼や申請・手続き、会議連絡などの事務作業を効率的に行える環境を構築するため、”教職協働”で取り組みを開始した。

同大学ではさまざまなツールを比較検討した結果、メールやチャット、学内システムに替わるツールとして、高い汎用性やデータベース機能を持つ「Notion」を導入。内製システムの構築も検討したが、「Notion」であれば事務作業を行う環境をノーコードで構築でき、同時に教員や職員からの意見をプロジェクト側で容易に反映できることも導入の決め手になったという。

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