大学の校務において「紙文書が半分以上」と約7割が回答 =エイトレッド調べ=

エイトレッドは24日、大学で教務・事務のデジタル化を担当する管理職・事務職員を対象に実施した大学の校務DXに関する実態調査の結果を発表した。

それによると、「Q1 あなたの大学における、校務DX推進の進捗状況として最も当てはまるものを教えてください」の問いには、「レベル4：組織文化・風土を変革し、競争力を高められている」が29.1％、「レベル3：計画的なDX戦略のもと、組織的な取り組みやデータ活用を進めている」が28.2％、「レベル5：デジタル技術を活用して事業成長を実現し、市場での優位性を確立している」が19.4％と続いた。

「Q2 校務DX推進において、特に重視しているポイントを教えてください」の問いには、「情報セキュリティを強固に保てる」が50.5％、「ペーパーレス化が実現できる」が45.6％、「データを分析して意思決定に活用できる」が41.7％と続いた。

「Q3 現在の校務における紙文書の使用状況はどの程度ですか」の問いには、「紙文書とデジタル文書が半々程度」が37.9％、「主要な業務は紙文書中心」が22.3％、「一部で紙文書も使用している」が17.5％、「ほとんどの業務で紙文書を使用している」が10.7％と続いた。

「Q4 紙文書の電子化・ペーパーレス化において、最も優先的に取り組みたい業務領域を教えてください」の問いでは、「会議資料の作成・共有」が22.4％、「カリキュラム・シラバス管理」が20.4％、「学生の成績管理」が15.5％と続いた。

Q4の問いで「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した人に、「Q5 ペーパーレス化を進める上での課題は何ですか」と尋ねたところ、「個人情報を含む電子データの安全管理」が40.8％、「大量の紙資料を電子化する手間とコスト」が33.7％と続いた。

Q5の問いで「特に課題はない」「わからない/答えられない」以外を回答した人に、「Q6 Q5で回答した以外に、ペーパーレス化を進める上での課題があれば、自由に教えてください」と尋ねたところ、「紙文化に慣れ親しんでいる職員の意識改革」や「作業を進めるうえでの、担当者を人的に割く余裕がないこと」など66の回答を得た。

Q1で「レベル2～レベル5」と回答した人に、「Q7 あなたの大学では、稟議書や申請書などの申請承認業務はどのように行われていますか」と尋ねたところ、「メール添付で承認を得ている」「専用のワークフローシステムを導入している」がともに25.8％だった。

Q7で「わからない/答えられない」以外を回答した人に、「Q8 現在の承認フローにおける課題は何ですか」と尋ねたところ、「承認ルートに関わる人数が多く、フローが複雑」が39.6％、「承認状況の可視化ができない」が35.4％、「承認者が不在の際に決裁が滞る」が34.4％と続いた。

Q1で「レベル2～レベル5」と回答した人に、「Q9 現在、校務で使用しているシステム間の連携状況について教えてください」と尋ねたところ、「主要なシステム間では連携が進んでいるが、一部連携されていないシステムもある」が51.5％で半数以上。「ほとんどのシステムが連携され、データの一元管理や業務効率化を実現している」が19.6％、「一部のシステム間でのみ連携が実現している」が18.6％と続いた。