大学教職員の8割以上が「業務でのDXの重要性を実感」＝rakumo調べ＝

rakumoは8日、稟議・申請書類に携わる大学の教職員119人を対象に実施した、「大学のワークフローに関する調査」の結果をまとめ発表した。

それによると、「大学でオンライン化が進む中、DXの重要性が高まっていると思うか」と質問したところ、「非常にそう思う」が44.5%で最も多く、「ややそう思う」が37.0%。「全くそう思わない」は2.5%で、「あまりそう思わない」は8.4%だった。

DXの重要性が高まっていると思う理由を聞いたところ、「業務プロセスの効率化で、業務の工数を削減できるから」が74.2%、「データをきちんと記録できるから」が57.7%、「テレワーク等の柔軟な働き方に対応できるから」が51.5%という回答だった。

このほか、「効率化やSDGsの観点から」や「教育機関が率先して取り組んでいる姿を学生に見せなければ，DXに対応した学生が育たない」など55件の自由回答も寄せられた。

勤務先の大学の「承認業務・稟議申請業務」の実施方法を尋ねたところ、「紙」81.5%、「システム」48.7%、「メール」22.7%、「エクセル・スプレッドシート」8.4%だった。

承認業務・稟議申請業務を「紙で行うことの課題」を聞いたところ、「承認作業に時間を要している」61.9%、「保管スペースが圧迫している」58.8%、「該当の申請書を探す時間がかかる」34.0%、「過去の申請内容や履歴を参照しづらい」32.0%、「申請や承認をするために出勤している」26.8%。「紛失・漏れが発生している」21.6%などだった。

承認業務・稟議申請業務を「紙で行っているシーン・項目」を聞いたところ、「稟議書」80.4%、「出張申請」40.2%、「物品購入・管理（パソコン、ITシステム、文房具）」40.2%、「施設（教室・駐車場など）、設備（備品）の利用申請」39.2%、「預り金管理（研究費、経費）」35.1%。「学籍関連事務（入試、在籍管理）」33.0%、「出退勤管理」25.8%などだった。

ほかにも、「外部からゲスト講師を招へいする際の承認申請書など」や「一定金額以上の支出は必要になる」など45件の自由回答が寄せられた。

承認業務・稟議申請業務を「システムで行うことで得られたメリット・効果」を尋ねたところ、「外出先から申請・確認・承認が実施できた」46.6%、「ペーパーレス化による環境保全への貢献とコスト削減効果が得られた」43.1%、「研究室や部署を駆け回らず時間を削減できた(決裁の迅速化）」36.2%、「過去の決裁事例に関する検索の効率化」27.6%、「稟議に関する議論の証跡記録」20.7%などの回答だった。

このほか、「ファイル管理スペースが要らなくなった」や「業務進行度合いの見える化」など32件の自由回答も寄せられた。

また、承認業務・稟議申請業務をシステムで行う場合、「システムに求めること/期待すること」を聞いたところ、「誰もが簡単に使える操作性・デザイン」70.5%、「導入・構築が簡単」47.5%、「申請ステータスがわかりやすい」42.6%、「他のシステムとの連携」36.1%、「強力な検索機能がある」34.4%、「承認者への即時通知やリマインド機能」34.4%、「申請・承認業務の一元管理」34.4%などが挙げられた。

この調査は、稟議・申請書類に携わっている大学の教員・職員を対象に、5月24・25日に、インターネットで実施した。有効回答数は119人。