3日の作業を10分で、名城大の申込書・願書電子化事例を公開

パイプドビッツは25日、名城大学国際化推進センターが、学生から紙で受け付けていた申込書や願書を「スパイラル」で電子化、業務効率化を実現した導入事例をWebに公開した。

名城大は、「スパイラル」導入以前は海外英語研修プログラムの申込書や奨学金の願書、志望理由書などを、学生から手書きによる紙で収集し、事務局側がエクセルに手作業で再入力していた。

その作業にはスタッフ一人あたり3日程度かかるほか、学生の記入漏れや記入ミス、文字の判別が難しいといった場合に、学生に電話で確認を取ったり、手直しをしてもらったりとかなりの手間が生じていた。

申込書や願書をWeb上で受け付けることで事務局側のデータ化作業を削減し、さらに学生側の修正もWebで行えるようにすることで双方の負荷を軽減できるよう、「スパイラル」の導入に至ったという。

導入効果については、エクセルへの手作業による再入力時に発生していたヒューマンエラーがなくなり、入念なチェック作業が軽くなったことで、3日程度かかっていた作業時間が10分程度に大幅短縮できたという。

「スパイラル」は官公庁、金融、サービス、教育機関など、幅広い業種・業態で利用されている国内最大規模の情報資産プラットフォーム。販売促進やCRMにおける顧客情報から、給与明細のような従業員情報まで、ユーザーから預かった様々な重要情報資産を安全なプラットフォームで管理している。

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